この論文は、休暇中の業務を中断なく進めるためには、早期の計画、明確なタスク分担、簡潔な引き継ぎ資料が不可欠であることを示している。また、過剰な期待を避けることでバックアップ役の負担を軽減し、双方にとってストレスの少ない体制を構築することを推奨している。
失敗から学んだ教訓
筆者は以前、プロジェクトの重要な局面で休暇を予定しており、慌てて詳細な引き継ぎ資料を作成した。しかし、情報量が多すぎたため、同僚を混乱させ期待値を高めすぎる結果となりストレスを増大させてしまった。この経験から引き継ぎには明確でシンプルなアプローチが必要であると気づいた。
効果的な引き継ぎのステップ
以下のステップが、休暇中に業務がスムーズに進行するための鍵となる。
休暇の4週間前
- 計画を立てる: 休暇日程を早めにチームやクライアントに知らせ、優先タスクの整理と締め切りの前倒しを行う。
- バックアップ役を決める: 上司や同僚と相談し適任者を見つける。早期に依頼することでスムーズな引き継ぎが可能になる。
休暇の2週間前
- タスクの範囲を明確化: 休暇中にバックアップ役が必要な最低限の業務を特定しそれ以外は自身で完了させる。
- 引き継ぎ資料を準備: 各プロジェクトの状況や未解決タスクをリスト化しバックアップ役が必要な情報を簡潔にまとめる。
休暇の1週間前
- 引き継ぎ資料の更新: 状況の変化に応じて資料を見直し最新情報を反映させる。
- 重要なメールや会議にバックアップ役を加える: ミーティングの招待や重要な連絡にバックアップ役を含め状況把握を支援する。
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“A Guide to Handing Off Work Before a Vacation,” HBR.org, November 05, 2024.